დოკუმენტების შესრულების კონტროლის განყოფილება არის სპეციალური დანაყოფი, რომლის ამოცანები მოიცავს ყველა დოკუმენტის კონტროლს, რომელსაც კომპანია იყენებს ყოველდღიურ საქმიანობაში. უნდა კონტროლდებოდეს დოკუმენტების შედგენის, გადაადგილების, შესრულების დროისა და არქივის სიზუსტე. ამ დეპარტამენტის სპეციალისტები ახორციელებენ ყველა სახის ამ საკონტროლო საქმიანობას.
ასეთ განყოფილებას აქვს რამდენიმე მნიშვნელოვანი ამოცანა. ყველა მათი ქმედება უნდა იყოს მიმართული საწარმოში ისეთი პირობების შექმნაზე, რომლებშიც თავიდან იქნას აცილებული დოკუმენტების დაკარგვისა და დაბნეულობის შემთხვევები. ყველა დოკუმენტის ძიება უნდა იყოს რაც შეიძლება სწრაფად. დეპარტამენტის თანამშრომლები ასევე აკვირდებიან აღსრულებას, დოკუმენტებით ადგენენ არასწორი ქმედებების შემთხვევებს, საჭირო ქმედებების არარსებობას, ვადების დარღვევას ან დამტკიცების პროცედურას.
დეპარტამენტში კონტროლი ხორციელდება ორი მიმართულებით: ცალ-ცალკე განიხილება დოკუმენტებთან მოქმედებები და დოკუმენტების მდებარეობა ამ მომენტში. პირველი ტიპი მიზნად ისახავს ტრანზაქციების და ვადების, შესასრულებელი დოკუმენტების თვალყურის დევნებას. ქმედებების ეფექტური კონტროლი შესაძლებელია მხოლოდ მაშინ, როდესაც ყველა დოკუმენტი რეგისტრირებულია ზოგად სისტემაში, მათ შემსრულებლისათვის გადაცემამდეც კი. დოკუმენტების ადგილსამყოფელის კონტროლი განყოფილებაში უნდა ჩამოაყალიბოს თანამშრომლებს შორის დოკუმენტების გაცემის ან გადაცემის დაფიქსირების, არქივში გადაცემის და მათი განადგურების მკაფიო სქემა. ყველაზე ეფექტური უწყებრივი სამუშაო, სადაც ორივე ტიპის კონტროლი შეიძლება განხორციელდეს.
დეპარტამენტი კომპანიისთვის სტრატეგიულად მნიშვნელოვანია. აღსრულების კონტროლი, რომელსაც იგი ახორციელებს, შესაძლებელს ხდის უზრუნველყოს ბრძანებებისა და დავალებების შესრულების სისრულე და რეგულარულობა. მიიღეთ პრევენციული ზომები თანამშრომლების ძალადობის თავიდან ასაცილებლად, ასევე ხელი შეუწყოთ საჩივრებისა და შიდა გამოძიებების სწრაფ გადაწყვეტას. დეპარტამენტის მუშაობისთვის მნიშვნელოვანია მკაფიოდ ჩამოყალიბებული ინსტრუქცია, რომელშიც აღნიშნულია, თუ ვინ ახორციელებს კონტროლს და რა უფლებამოსილებები აქვს მას, შესრულების დროს რა დოკუმენტები საჭიროებს ზოგად თუ სპეციალურ მონიტორინგს, რა არის დოკუმენტების ნაკადის ძირითადი ეტაპები. რა ვადებია გარკვეული ტიპის დოკუმენტებისთვის. სამუშაოს ყველა შედეგის საფუძველზე განყოფილების სპეციალისტები ადგენენ ანგარიშებს, რომელთა მთელი ინფორმაცია ემსახურება მენეჯმენტის გადაწყვეტილებების საფუძველს. კონტროლი არ შემოიფარგლება დოკუმენტების გადაადგილების მესამე მხარის თვალთვალით. დეპარტამენტის თანამშრომლებმა უნდა შეახსენონ აღსრულებას კრიტიკული ვადების მოახლოება, რომ საჭიროა გარკვეული ქმედებების შესრულება. თითოეულ ორგანიზაციას აქვს უფლება თავად გადაწყვიტოს სჭირდება თუ არა მას ასეთი განყოფილება. დღეს ბევრი ადამიანი ირჩევს კონტროლის სერვისის შემცირებას, რადგან არსებობს პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც ამგვარ კონტროლს იძლევა. მხოლოდ ერთი ან ორი თანამშრომელი მთელი განყოფილების ნაცვლად სჭირდება პროგრამულ უზრუნველყოფასთან ურთიერთობისთვის და ამავდროულად კომპანიის ყველა დოკუმენტზე კონტროლის შენარჩუნებას.
პროგრამა საშუალებას იძლევა ავტომატური დოკუმენტების შევსება, ვადების დაყენება და სისტემაში შესრულების მინიჭება. დოკუმენტების რაოდენობის, დასახელების, მხარეთა მითითების ან არსიდან, მომზადების პერიოდიდან გამომდინარე, მეწარმეს შეუძლია მარტივად, რამდენიმე დაწკაპუნებით, დაადგინოს არა მხოლოდ დოკუმენტების ადგილმდებარეობა, არამედ მათი სტატუსი, პირობები. . დეპარტამენტის სპეციალისტებს შეუძლიათ ეკრანზე აჩვენონ ყველა მიმდინარე დავალების სია და ნახონ ყველაზე გადაუდებელი. პროგრამული უზრუნველყოფის კონტროლით, პროგრამული უზრუნველყოფა ავტომატურად აცნობებს მომხმარებლებს, როდესაც ვადები ახლოვდება.
შესაბამისობის ოფიცრებს და სხვა სპეციალისტებს არ მოეთხოვებათ შესრულების ანგარიშების წარმოება. მენეჯერი იყენებს ავტომატურად გენერირებულ ანგარიშებს - ისინი უფრო ზუსტია, უფრო მეტიც, მათ არ სჭირდებათ დრო და ფული. პროგრამა ამცირებს რუტინების რაოდენობას, ზრდის თითოეული განყოფილების მუშაობის სიჩქარეს და ამცირებს ხარჯებს. დოკუმენტები უსაფრთხოდ ინახება ელექტრონულ არქივში.
საინფორმაციო სისტემაში შესრულების კონტროლი ხდება მარტივი და თანამედროვე. უფრო მეტიც, თითოეულ მომხმარებელს აქვს მხოლოდ ის ფუნქციები და შესაძლებლობები, რომლებიც პირადად ეხმარება მას დავალებების შესრულებაში. მხოლოდ მენეჯერს შეუძლია გააუქმოს დოკუმენტები, შეაჩეროს შესრულება, შეცვალოს შემსრულებლები. პროგრამა საშუალებას გაძლევთ გააკონტროლოთ არა მხოლოდ შიდა, არამედ გამავალი დოკუმენტები, დააყენოთ შესრულების შეტყობინებების დრო. მუშაობის დროს მნიშვნელოვანია, რომ ყველა ხელოვანს, დოკუმენტის ავტორს შეეძლოს მჭიდრო თანამშრომლობა. მხოლოდ ამ შემთხვევაში შეიძლება ეფექტურობაზე საუბარი. თუ დეპარტამენტის თანამშრომლები დროულად მიიღებენ საჭირო დოკუმენტებს და მითითებებს, ნათლად ხედავენ ვადებს, მიიღებენ შეხსენებებს, მათთვის უფრო ადვილია, არაფრის დავიწყების გარეშე, გააკეთონ ყველაფერი, რასაც მენეჯმენტი მოელის მათგან. კონტროლი არ საჭიროებს დამატებით ხარჯებს ან ძალისხმევას. ეს ხდება ბუნებრივი პროცესი. უფრო პასუხისმგებელი თანამშრომლები, მათი ფუნქციების შესრულება ყველა თვალსაზრისით იზრდება.
დოკუმენტების შესრულების კონტროლის სერვისის პროგრამული უზრუნველყოფა შეიქმნა სისტემური კომპანიის USU Software-ის მიერ. დოკუმენტებთან მუშაობის ეფექტურობის ხარისხობრივი ზრდის გარდა, USU Software ზრდის ორგანიზაციის თითოეული განყოფილების ეფექტურობას, უზრუნველყოფს აღრიცხვისა და ინვენტარის კონტროლს, ლოჯისტიკას, წარმოებას, ფინანსებს, გაყიდვებს, მომხმარებლებთან მუშაობას, შესყიდვებს, ქვეკონტრაქტორებს. კონკრეტული ორგანიზაციებისთვის, მათი სპეციფიკის გათვალისწინებით, შესაძლებელია უნიკალური პროგრამული უზრუნველყოფის შემუშავება. ის უზრუნველყოფს სისტემაში თითოეული შეკვეთის ყველაზე ზუსტ შესრულებას კომპანიის მართვის ფორმასთან დაკავშირებით. USU პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენება არა მხოლოდ მოაქვს წესრიგს დოკუმენტებში, არამედ საშუალებას გაძლევთ შეამციროთ ყველა სახის ხარჯი, რაც თავის მხრივ იწვევს მოგების გაზრდას, გაყიდვების ზრდას, ორგანიზაციის რეპუტაციის გაზრდას და მისი ბაზრის პოზიციის გაძლიერებას.
დემო ვერსია ხელმისაწვდომია უფასო ჩამოტვირთვისთვის დეველოპერის ვებსაიტიდან. მას აქვს პატარა თვისება, მაგრამ ეს საკმარისია ცოდნისთვის. კორპორატიული დეპარტამენტის თანამშრომლებს არ უწევთ დიდი ხნის განმავლობაში ვარჯიში, რადგან სისტემას აქვს მარტივი და ინტუიციური ინტერფეისი. პროგრამის კონტროლი USU პროგრამული უზრუნველყოფით შეიძლება განხორციელდეს სხვადასხვა ენაზე, დოკუმენტების დაწერა, შესრულების ანგარიშები და ტრანზაქციები სხვადასხვა ვალუტაში და მსოფლიოს ნებისმიერ ენაზე. როდესაც ყიდულობთ სრულ ვერსიას, ღირებულება არ არის მაღალი. ეს დამოკიდებულია ავტომატური სერვისებისა და მომხმარებლების რაოდენობაზე. ნებისმიერ შემთხვევაში, USU პროგრამული სისტემით სარგებლობისთვის არ არის აუცილებელი სავალდებულო ხელმოწერის გადახდა. ავტომატიზაციის პროექტის სწრაფი შესრულება, ორგანიზაციის ჩვეულებრივი რუტინის დარღვევის გარეშე. დეველოპერები უზრუნველყოფენ კონტროლს და ტექნიკურ მხარდაჭერას.
საწარმოს ყველა განყოფილება, განყოფილება, ფილიალი გაერთიანებულია საერთო საინფორმაციო სივრცეში, რომელიც უზრუნველყოფს დოკუმენტების მიმოქცევის საიმედო აღრიცხვას და კონტროლს, შეკვეთებისა და შეკვეთების გადაცემას.
USU პროგრამული საინფორმაციო სისტემაში მოთხოვნის ან დოკუმენტების შესრულების მონიტორინგი ნებისმიერ დროს შეიძლება განხორციელდეს სტატუსის, შემსრულებლის, შესრულების და დარჩენილი მოქმედებების სფეროს განსაზღვრით. კომპანიის ნებისმიერი განყოფილების თანამშრომლებს შეუძლიათ დავალებების შედგენა მემორანდუმის საშუალებით, ამ რეჟიმში პროგრამა თავად აცნობებს მომხმარებლებს მომავალი ნაბიჯების, ვადების და ა.შ. კონტროლი შეიძლება უფრო სრულყოფილი გახდეს, თუ პროგრამა ინტეგრირებულია ვებსაიტთან და ტელეფონთან, კამერებით. კომპანია, სალარო აპარატებით და სასაწყობო ტექნიკით. ყველა ტრანზაქცია ექვემდებარება საიმედო აღრიცხვის სისტემას. პროგრამულ გადაწყვეტაში ინტეგრირებული გრაფიკი საშუალებას გაძლევთ შეადგინოთ გეგმები, გაანაწილოთ ამოცანები მხატვრებს შორის, დააყენოთ ვადები და ვადები და აკონტროლოთ ისინი. გარდა ამისა, დამგეგმავის დახმარებით შეგიძლიათ ბიუჯეტის გამოყოფა, ბიზნეს პროგნოზების გაკეთება.
ორგანიზაციაში მიღებული შიდა და გარე ქმედებებისთვის დოკუმენტები ავტომატურად ივსება სისტემის მიერ. თქვენ შეგიძლიათ განაახლოთ და შეცვალოთ შაბლონები. პროგრამული უზრუნველყოფის საკანონმდებლო ბაზაში ინტეგრირებისას საკანონმდებლო განახლებები გათვალისწინებულია დროულად.
პროგრამული უზრუნველყოფა ეხმარება მომხმარებელთა მომსახურებას ჩამოაყალიბოს მომხმარებელზე ორიენტირებული მიდგომა, სადაც თქვენ შეგიძლიათ მარტივად იმუშაოთ თითოეულ მომხმარებელთან ინდივიდუალურად. ამ მიზნით, პროგრამული უზრუნველყოფა ავტომატურად ანახლებს მომხმარებლის დეტალური მონაცემთა ბაზის ინფორმაციას. სისტემაში შესრულების უფრო ზუსტი კონტროლისთვის შეიძლება გამოყენებულ იქნას დანართები ყველა არსებული ელექტრონული ფორმატის ფაილების სახით. ყველა შემთხვევაში, შეკვეთისას მომხმარებელს შეუძლია დაურთოს ფოტოები და ვიდეოები, სატელეფონო საუბრების ჩანაწერები, დოკუმენტების ასლები. მენეჯერს შეუძლია ობიექტურად შეაფასოს თითოეული დეპარტამენტის და მისი გუნდის თითოეული თანამშრომლის ეფექტურობა. USU პროგრამული უზრუნველყოფა აგროვებს და აანალიზებს სტატისტიკას თანამშრომელთა პროდუქტიულობის, შეღავათებისა და ეფექტურობის შესახებ და ავტომატურად ითვლის ხელფასებს. სისტემიდან მენეჯერს შეუძლია მიიღოს დეტალური ანგარიშები მითითებულ სიხშირეზე ან ნებისმიერ დროს სიახლეების მონიტორინგისთვის. მოგება და გაყიდვები, აქციები და წარმოების მოცულობა, შესრულების მოცულობა - თითოეული ნომრისთვის შეგიძლიათ მიიღოთ სქემები, ცხრილები და გრაფიკები.
განსაკუთრებით რთული ტექნიკური და ტექნოლოგიური დოკუმენტები შეიძლება შედარება სისტემაში არსებულ პროგრამულ სახელმძღვანელოებთან. თქვენ შეგიძლიათ თავად შექმნათ ეს საცნობარო ნამუშევრები პროგრამული უზრუნველყოფის დასაწყისში, ან გადმოწეროთ და ჩატვირთოთ სისტემაში ნებისმიერი ფორმატით. სერვისის თანამშრომლებს შეუძლიათ სწრაფად დაუკავშირდნენ სწრაფი ჩატის გამოყენებით და კომპანიას შეუძლია შეატყობინოს თავის მომხმარებლებს და პარტნიორებს ყველაფრის შესახებ, რაც საჭიროდ ჩათვლის, ტექსტური შეტყობინებების, ელ. ფოსტის ან მესინჯერის შეტყობინებების ავტომატურად გაგზავნით. მყისიერად პირდაპირ მათ სააღრიცხვო სისტემაში.
არა მხოლოდ დოკუმენტები და თანამშრომლები კონტროლის ქვეშ, არამედ ფულადი ტრანზაქციები, კომპანიის ინვენტარი. ფინანსების ან მასალების, მარაგში არსებული საქონლის მოქმედების შესრულებისას პროგრამა დაუყოვნებლივ ითვალისწინებს მათ და ეხმარება რესურსების მართვის ეფექტურობას. სამუშაოს ხარისხის შესაფასებლად ასევე აუცილებელია მომხმარებელთა რეალური მიმოხილვები. მათი სისტემა აგროვებს SMS-ის საშუალებით და უზრუნველყოფს ამ სტატისტიკას მენეჯმენტის განსახილველად.
სპეციალური მობილური აპლიკაციები შემუშავებულია კომპანიის მომსახურების თანამშრომლებისთვის და რეგულარული მომხმარებლებისთვის, რომლებიც ხშირად ურთიერთობენ ერთმანეთთან. მენეჯერი სწავლობს დამატებით კონტროლს, აღრიცხვას და შეკვეთების შესრულების სიჩქარისა და ხარისხის გაზრდის გზებს თანამედროვე მენეჯერის ბიბლიიდან გამოსადეგი რჩევებით.
ქართული
Русский